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La présente politique relative à la vie privée vise à expliquer la manière avec laquelle le Centre d’accès à l’information juridique (« nous » ou le « CAIJ ») traite les renseignements personnels à propos des individus qui utilisent les services du CAIJ, notamment les visiteurs et utilisateurs des sites Web exploités par le CAIJ, incluant l’Espace CAIJ et Mon CAIJ, ainsi que les autres plateformes numériques du CAIJ (collectivement, le « Site Web »), les visiteurs et utilisateurs du réseau des bibliothèques du CAIJ et les utilisateurs de la Carte CAIJ (que nous désignerons aussi « vous »).

Le traitement des renseignements personnels par les organisations est règlementé et nous devons obtenir votre consentement avant d’effectuer certaines opérations. En acceptant la présente politique et en nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que des renseignements personnels à votre sujet soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites dans la présente politique.

Si vous n’acceptez pas cette politique relative à la vie privée, veuillez cesser de naviguer sur le Site Web ou de l’utiliser, ou d’utiliser selon le cas les autres services du CAIJ.

Le CAIJ suit des normes rigoureuses en matière de sécurité, de respect de la vie privée et de protection des renseignements personnels, et considère comme sa plus haute priorité la nécessité d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous lui fournissez.

1. Collecte de renseignements personnels

Dans le cadre de la fourniture de nos services, nous devons recueillir certains renseignements concernant les personnes physiques et qui permettent de les identifier.

Les types de renseignements personnels qui sont recueillis par le CAIJ dépendent de plusieurs facteurs et du contexte, tel que décrit dans ce qui suit. Le CAIJ ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Renseignements recueillis auprès des individus

Nous recueillons les informations qui nous sont transmises volontairement, par le biais de l’interface du Site Web (par exemple en remplissant un formulaire) ou autrement (par exemple par courriel ou par la poste). Ces renseignements peuvent inclure notamment ce qui suit :

  • Nom et prénom;
  • Adresse courriel;
  • Numéro de la carte CAIJ;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse physique;
  • Pays, province ou état de résidence;
  • Profession;
  • Numéro de membre du Barreau du Québec;
  • Vos commandes effectuées auprès du CAIJ, incluant les prêts et les réservations;
  • Les formations suivies par le biais du Site Web;
  • Le solde de votre Carte CAIJ et les opérations exécutées à l’aide de votre Carte CAIJ;
  • Toute information transmise au CAIJ par un individu par le biais du Site Web, par clavardage, par courriel ou par téléphone;
  • Vos dossiers de recherche dans Mon CAIJ, pouvant inclure notamment des requêtes et des documents de recherche, des surlignages de jurisprudence et de recherche, des notes personnelles et des annotations aux résultats de recherche.

Le CAIJ peut également recueillir des renseignements personnels d’autres sources, telles que ses partenaires et ses sous-traitants. Les personnes qui ont des accès autorisés aux services offerts par le CAIJ, qu’ils détiennent ou non une Carte CAIJ, bénéficient de ces accès en vertu d’ententes entre le CAIJ et certains organismes, notamment le Barreau du Québec, l’École du Barreau du Québec, des conseils de la magistrature, des universités. Afin de permettre l’accès aux services du CAIJ à ces personnes, ces organismes transmettent au CAIJ certains renseignements sur ces personnes, notamment leur nom, prénom et adresse courriel. Quant aux sous-traitants du CAIJ, ils peuvent transmettre au CAIJ des rapports d’utilisation des services rendus par l’entremise du Site Web.

Vous reconnaissez que le CAIJ peut observer l’accès au Site Web, l’utilisation de celui-ci ainsi que toutes autres activités s’y rapportant et qu’il peut intervenir à cet égard, si le CAIJ croit de bonne foi qu’une telle mesure soit nécessaire pour se conformer à la loi ou à une procédure judiciaire, pour se protéger, pour défendre ses droits ou ses biens ou pour collaborer à la détection ou à la prévention d’activités illégales, mais le CAIJ ne fait aucune déclaration et ne donne aucune garantie quant au fait qu’il exercera ou non une telle surveillance ou qu’il fera ou non une telle intervention. Vous consentez par les présentes à une telle intervention si elle s’avère nécessaire.

Renseignements sur les paiements

Nous ne recueillons aucun renseignement relatif aux cartes de paiement. Les paiements qui peuvent être effectués par le biais du Site Web sont traités directement par notre fournisseur de services, qui a lui seul accès aux informations de carte de paiement.

Vos transactions en ligne sont sécurisées de façon conforme aux normes de transmission employées par notre fournisseur de services, afin que vos transactions soient acheminées et traitées de façon sécuritaire.

Renseignements recueillis automatiquement

Nous recueillons certaines informations automatiquement par le biais des outils tels que des fichiers journaux, HotJar ou Google Analytics durant la navigation sur le Site Web. Ces renseignements peuvent inclure notamment ce qui suit :

  • L’adresse IP utilisée pour accéder au Site Web;
  • La configuration du fureteur et du système d’exploitation;
  • La configuration de l’appareil mobile, lors d’un accès au Site Web à partir d’un appareil mobile;
  • L’emplacement géographique et les données de localisation;
  • Les pages visitées, les produits visualisés, le chemin parcouru sur le Site Web;
  • Les mots clés utilisés lors d’une recherche;
  • La date et l’heure de la visite.

Nous ne transmettons toutefois pas d’information personnelle aux services tels Google Analytics.

Renseignements liés à des témoins de navigation (Cookies)

Nous utilisons des témoins de navigation afin d’améliorer la performance du Site Web et l’expérience des utilisateurs. Les témoins sont des fichiers de petite taille enregistrés sur votre disque dur par le serveur sur lequel se trouve le Site Web ou par des serveurs tiers (par exemple des serveurs publicitaires) qui permettent de reconnaître un utilisateur du Site Web et d’en personnaliser le contenu. Certains témoins sont automatiquement effacés lorsqu’un utilisateur ferme son navigateur alors que d’autres sont conservés indéfiniment. Il vous est normalement possible de contrôler l’enregistrement des témoins de navigation à partir des options du navigateur. Certaines fonctionnalités du Site Web pourraient n’être plus disponibles lorsque l’enregistrement des témoins est désactivé. Par exemple, l’utilisation des témoins est requise pour l’authentification des utilisateurs pour certains services offerts par l’entremise du Site Web.

Sauf si un utilisateur a déjà fourni des renseignements à son sujet (par exemple par l’activation d’un service lié à un compte utilisateur) à partir de son appareil mobile ou de son ordinateur, les témoins ne permettent pas de l’identifier.

Plateformes sociales

Nous recueillons les informations transmises par des sites ou des applications de réseautage social (par exemple LinkedIn et YouTube) lorsqu’un visiteur interagit avec des profils détenus ou contrôlés par le CAIJ sur ces plateformes de réseautage social. Ces sites ou applications sont régis par leurs propres politiques relatives à vos renseignements personnels qui peuvent être différentes de la nôtre et pourraient également être applicables.

Si vous décidez d’interagir avec nous par l’entremise de ces médias sociaux, vous devriez d’abord lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès.

Hyperliens de sites tiers

Le Site Web peut contenir des hyperliens vers des sites web de tiers (les « sites tiers ») qui peuvent faire quitter le Site Web. Le CAIJ fournit ces hyperliens par commodité. Les sites tiers ne sont pas sous le contrôle du CAIJ, qui n’a donc aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces sites tiers. Il est de la responsabilité des utilisateurs d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection des renseignements qui les concernent.

2. Utilisation des renseignements personnels

Nous recueillons et nous utilisons les renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :

  • Fournir les services du CAIJ :

○ Fournir les produits et les services ou les renseignements demandés par nos utilisateurs;

○ Gérer vos transactions avec le CAIJ;

○ Constituer un espace utilisateur qui permet de regrouper certaines ressources et de faciliter votre utilisation du Site Web;

○ Personnaliser l’expérience des utilisateurs sur le Site Web, notamment en conservant leurs préférences, leurs produits et services sélectionnés et en sélectionnant des produits et services susceptibles d’intéresser certains utilisateurs;

  • Communiquer avec vous :

○ Répondre aux demandes d’information concernant nos produits et services;

○ Communiquer avec nos utilisateurs dans le cadre de nos activités usuelles;

○ Recevoir et traiter des appels de services de nos utilisateurs;

○ Communiquer avec nos utilisateurs au sujet de nos produits et services;

○ Informer nos utilisateurs sur des nouvelles, des mises à jour, des renseignements et des offres spéciales concernant les produits et services du CAIJ, mais les envois de messages électroniques à ces fins se font conformément aux lois dites anti-pourriel;

  • Améliorer nos services :

○ À des fins de développement et d’amélioration de nos produits et services;

○ Effectuer des analyses concernant nos utilisateurs et les habitudes des visiteurs et utilisateurs du Site Web;

○ Pour identifier et corriger des problèmes techniques avec le Site Web;

○ Améliorer la performance du Site Web, notamment en déterminant quelles pages sont visitées et quelles fonctionnalités sont utilisées le plus fréquemment, et en surveillant l’encombrement du Site Web;

○ À des fins statistiques;

○ Utiliser les outils d’analyse et d’optimisation de sites web et de plateformes numériques fournis par Google Analytics, dont les possibilités sont décrites à la page https://policies.google.com/privacy/partners?hl=fr-CA&gl=ca

○ Suivre l’utilisation de plusieurs services par un même utilisateur afin de mieux intégrer entre eux les services offerts, notamment grâce à Google Analytics;

○ Reconnaître quelles visites et utilisations des plateformes, authentifiées ou non, proviennent de types d’utilsateur;

○ Pour observer ou enregistrer l’accès et les comportements des utilisateurs du Site Web, de même qu’associer les accès et les comportements d’un même utilisateur d’une plateforme à l’autre, afin de fournir et d’améliorer les services du CAIJ;

  • Tel que requis ou permis par la loi;
  • Constituer des bases de données avec les coordonnées de nos utilisateurs et utilisateurs potentiels.

3. Conservation des renseignements personnels

Le CAIJ conserve les renseignements personnels qu’il recueille aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend du produit ou du service et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements seront détruits, effacés ou dépersonnalisés. Nous ne prenons toutefois aucun engagement de conserver les renseignements recueillis pour une période déterminée sauf lorsque requis par la loi ou la réglementation applicable.

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux du CAIJ, dans divers systèmes informatiques du CAIJ ou de ses fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage du CAIJ ou de ses fournisseurs de services.

Dans certains cas, nous pouvons faire affaire avec des fournisseurs de services externes qui pourraient conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Le CAIJ prend des mesures raisonnables pour s’assurer que de tels fournisseurs externes s’engagent à traiter les renseignements personnels détenus par le CAIJ conformément à la présente politique et à la loi applicable.

Le CAIJ a conclu des entente avec ses fournisseurs de services afin de s’assurer que : (i) les renseignements soient conservés de façon strictement confidentielle, (ii) les renseignements ne soient pas communiqués à tout tiers sans votre autorisation préalable, et (iii) soient mises en place des mesures de sécurité devant protéger les renseignements contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie ou l’utilisation ou la modification non autorisée.

Sous réserve d’exigences juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels moyennant un préavis raisonnable au CAIJ. Par contre, le retrait d’un tel consentement pourrait limiter la capacité pour le CAIJ à vous offrir certains produits ou services, empêcher le CAIJ de vous les fournir ou même obliger le CAIJ à cesser de vous les offrir. De plus, même en cas du retrait d’un tel consentement, en vertu de la loi, le CAIJ peut néanmoins avoir le droit ou l’obligation de maintenir la conservation, l’utilisation ou la communication de certains renseignements personnels.

4. Caractère confidentiel des renseignements personnels

Nous considérons les renseignements personnels au sujet de nos utilisateurs comme étant confidentiels.

La sécurité et la protection des renseignements personnels est importante pour le CAIJ. Le CAIJ prend des mesures techniques, contractuelles, administratives et matérielles raisonnables pour protéger les renseignements personnels de ses utilisateurs contre leur utilisation ou leur communication non autorisée ainsi que leur perte ou leur vol, y compris par le cryptage d’échange sécurisé, lorsque requis. Bien qu’il soit impossible de garantir une protection à 100 %, le CAIJ a adopté des méthodes rigoureuses qui répondent à des normes de sécurité strictes pour assurer la protection des renseignements personnels.

Toutefois, les outils offerts par le CAIJ ne sont pas conçus pour préserver un degré de confidentialité propre au secret professionnel. Les utilisateurs du Site Web ne devraient pas utiliser ses fonctionnalités pour communiquer ou conserver des informations protégées par le secret professionnel.

Malgré les efforts et les mesures de protection qui sont déployées par le CAIJ, la confidentialité et la sécurité complètes ne sont pas à ce jour garanties sur Internet. Toute communication électronique non codée transmise par l’Internet n’est ni sûre ni confidentielle et est susceptible d’interception, de perte ou de modification. Vous reconnaissez que de telles communications sont à vos propres risques.

5. Communication des renseignements personnels

Sauf si cela est spécifié à la présente politique, les renseignements personnels recueillis par le CAIJ ne sont pas vendus, distribués, loués ou communiqués à d’autres personnes ou organisations.

Personnel du CAIJ et autres utilisateurs

Les renseignements personnels recueillis par le CAIJ sont accessibles à nos dirigeants et à certains employés qui doivent y accéder pour en faire l’utilisation prévue par la présente politique. Ces individus sont liés par la présente politique et s’engagent envers le CAIJ à utiliser les renseignements personnels recueillis par le CAIJ uniquement en conformité avec cette politique.

Certains renseignements personnels sont également communiqués à d’autres personnes ou organisations qui sont des fournisseurs de services du CAIJ. Dans un tel cas, ces personnes ou organisations s’engageront envers nous à préserver la confidentialité des renseignements personnels et à les utiliser exclusivement afin de remplir leur mandat envers nous.

Certains renseignements personnels sont communiqués à d’autres personnes ou organisations conformément aux conditions applicables à un service ou un produit du CAIJ, pour faciliter la prestation du service en question ou la vente des produits, notamment pour satisfaire des exigences juridiques.

Renseignements agrégés

Nous pourrions communiquer des renseignements agrégés et anonymisés obtenus à partir de renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations. Dans un tel cas, nous prenons des mesures raisonnables pour que ces renseignements ne permettent pas d’identifier un individu en particulier.

Restructuration

Dans l’éventualité où la restructuration ou une vente de l’entreprise exploitée par le CAIJ est envisagée, nous pouvons communiquer les renseignements recueillis à des personnes ou organisations impliquées avant et après cette transaction, que celle-ci se réalise ou non. Dans un tel cas, nous exigeons que ces personnes ou organisations s’engagent envers nous à préserver la confidentialité des renseignements personnels communiqués et à les utiliser exclusivement aux fins de cette transaction ou à la suite de celle-ci ainsi que conformément à la présente politique.

Exigences légales

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels recueillis à d’autres personnes ou organisations si une autorité compétente nous ordonne de le faire en vertu du droit applicable ou si la loi applicable permet expressément une telle communication, même en l’absence du consentement de la personne concernée.

Le CAIJ peut communiquer certains renseignements personnels lorsqu’il estime une telle communication raisonnablement nécessaire afin de protéger les droits, les biens et la sécurité de tiers ainsi que ceux du CAIJ ou encore pour assurer le respect des obligations des utilisateurs envers le CAIJ.

6. Accès aux renseignements personnels

Certains renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont accessibles par le biais du Site Web et peuvent être modifiés en vous authentifiant sur le Site Web. Sous réserve des exceptions prévues par la loi, les individus peuvent accéder aux renseignements personnels les concernant et nous demander d’y apporter des corrections, le cas échéant, en nous écrivant à l’adresse suivante :

Centre d’accès à l’information juridique
a/s Responsable de l’accès aux renseignements personnels
480, boul. Saint-Laurent, bureau 503
Montréal (Québec)
H2Y 3Y7
1-844-596-CAIJ (2245)
Ou à l’adresse info@caij.qc.ca

Nous donnerons suite à toute demande écrite au plus tard dans les 30 jours de sa réception, dans la mesure du possible. Nous permettrons un accès raisonnable aux renseignements personnels concernant l’individu concerné qui figurent dans nos dossiers conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Des frais pourraient être applicables dans certains cas.

Nous pourrions vérifier l’identité d’une personne désirant accéder à des renseignements personnels. Les renseignements fournis pour faire une telle vérification ne seront pas enregistrés ni utilisés à d’autres fins.

Le CAIJ veillera à ce que les renseignements personnels sur ses utilisateurs soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de votre responsabilité de vous assurer de mettre à jour vos renseignements personnels, tels que vos coordonnées, auprès du CAIJ.

7. Messages indésirables

Nous respectons la législation et la règlementation en vigueur en matière de messages électroniques indésirables (pourriels). Si vous ne désirez plus recevoir de communications électroniques de notre part ou si vous considérez que vous avez reçu une communication inappropriée ou indésirable, veuillez suivre le mécanisme de désabonnement se trouvant dans les messages électroniques du CAIJ.

Nous pourrons cependant toujours contacter nos utilisateurs à propos de leurs commandes, de leurs demandes d’information ou de leurs renseignements personnels, le tout conformément aux lois applicables.

8. Modification à la politique

La présente politique pourrait être appelée à être modifiée afin de refléter les changements dans nos pratiques de traitement des renseignements personnels. Dans le cas où une modification est apportée, nous prendrons des moyens raisonnables pour en aviser à l’avance les individus nous ayant fourni une adresse courriel. Les individus n’ayant pas fourni d’adresse courriel pourront consulter la politique modifiée par le biais du Site Web. Les utilisateurs sont priés de vérifier régulièrement si la présente politique a été modifiée. Les utilisateurs sont considérés avoir accepté les modifications à la présente politique s’ils continuent à fournir des renseignements personnels au CAIJ après une publication des modifications.

9. Lois applicables

Le traitement des renseignements personnels est régi par des lois applicables dans différentes juridictions. La présente politique relative à la vie privée et toutes les opérations y afférentes seront régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent et doivent être interprétées conformément à ces lois, étant donné que les services du CAIJ sont offerts à la communauté juridique du Québec.

10. Questions, commentaires, suggestions ou plaintes

Pour toute question, des commentaires ou des suggestions sur la présente politique ou sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels qui ne sont pas traitées dans la présente politique, vous pouvez communiquer avec nous au 1-844-596-CAIJ (2245) ou par courriel à l’adresse info@caij.qc.ca.

Vous pouvez porter plainte au CAIJ si vous estimez que le CAIJ ne se conforme pas à ses obligations en matière de protection des renseignements confidentiels. Le CAIJ fera enquête sur une telle plainte et si elle est justifiée, il prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. Si vous n’êtes pas satisfait de cet examen interne de votre plainte, vous pouvez alors vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

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